Λεπτές από την ψυχολογία της επικοινωνίας των επιχειρήσεων

Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι θεμελιωδώς διαφορετική από την ομιλία σε καθημερινά θέματα. Οι λεπτότητες της ψυχολογίας της συζήτησης αυτής της μορφής απαιτούν τη διαμόρφωση εθιμοτυπίας προκειμένου να συναφθεί αμοιβαία επωφελής συνεργασία.

Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι η δημιουργία μιας περίπλοκης διαδικασίας πολλαπλών σταδίων για τη δημιουργία σχέσεων μεταξύ συνομιλητών που συνδέονται με κοινά επαγγελματικά συμφέροντα. Χαρακτηριστικό γνώρισμα είναι η αυστηρή συμπεριφορά εντός καθορισμένων ορίων, περιοριζόμενη από την εθιμοτυπία της επίσημης δραστηριότητας με την ανάδειξη της εθνικής ανοχής.

Η εθιμοτυπία υπάγεται σε δύο κατηγορίες - έναν κατάλογο κανονισμών και εγχειριδίων. Οι τελευταίες αντιπροσωπεύουν τη σχέση των υπαλλήλων σε μια υψηλότερη θέση, ενώ οι κανόνες είναι ψυχολογικές πτυχές της αλληλεπίδρασης μεταξύ των εργαζομένων ίσης θέσης στο σύστημα σταδιοδρομίας.

Ωστόσο, και οι δύο ομάδες υπόκεινται στις γενικές απαιτήσεις ευγενικής συνεργασίας. Τα προσωπικά συμφέροντα, η εχθρότητα και η αρνητική διάθεση δεν πρέπει να επηρεάζουν την πορεία της εργασίας.

Ο πολιτισμός της επικοινωνιακής αλληλεπίδρασης είναι σε πολλά κύρια στάδια, τα οποία προβλέπουν περαιτέρω σχέσεις μεταξύ των επιχειρηματικών εταίρων:

• Ευγενικός χαιρετισμός για να δείξουμε στο άλλο πρόσωπο μια φιλική τοποθεσία. Οι άνθρωποι πρέπει να εμπιστεύονται ο ένας τον άλλον σε μια κοινή επιχείρηση.
• Η εξοικείωση συνεπάγεται την επαφή για μια οπτική αναπαράσταση μεταξύ τους.
• Στόχευση συγκεκριμένου θέματος.
• Συζήτηση ενός στόχου ή επίλυση ενός πιεστικού ζητήματος.
• Το αποτέλεσμα της συνομιλίας.

Η γνώση των κανόνων της επιχειρηματικής επικοινωνίας επιτρέπει σε ένα άτομο να αναρριχηθεί γρήγορα στη σταδιοδρομία, αυξάνοντας το καθεστώς και τη σημασία στην κοινωνία. Στη διαδικασία της καλλιέργειας ένα άτομο σχηματίζει ένα ορισμένο στυλ συμπεριφοράς, η οποία στις περισσότερες περιπτώσεις εξαρτάται από τον τύπο δραστηριότητας:

1. Ανθρωπιστικό. Αυτή η προσέγγιση κερδίζει όλο και μεγαλύτερη δημοτικότητα, καθώς περιλαμβάνει την παροχή υποστήριξης και την κοινή αναζήτηση λύσης στο πρόβλημα. Ο εργαζόμενος θεωρείται ως άτομο με ατομικές ιδιότητες, λαμβάνοντας υπόψη τα συναισθήματα και τον χαρακτήρα του.
2. Χειρουργική. Ένας διευθυντής ή συνάδελφος χρησιμοποιεί τον ερωτώμενο ως εργαλείο για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων. Για παράδειγμα, ο αυστηρός προσωπικός έλεγχος της εκτέλεσης των εργασιών είναι η χειραγώγηση ενός εταίρου έναντι άλλου.
3. Τελετουργικό στυλ, σε αντίθεση με τον ανθρωπιστή, συνεπάγεται τη δημιουργία του επιθυμητού καθεστώτος στην κοινωνία. Οι επιχειρηματικές και προσωπικές ιδιότητες διαγράφονται με βάση μια συγκεκριμένη «μάσκα», τα χαρακτηριστικά των οποίων καθορίζονταν εκ των προτέρων. Αυτός είναι ένας καθημερινός ρόλος για κάθε εργαζόμενο, που διαμορφώνεται ξεχωριστά.

Η γνώση της πολιτικής επικοινωνίας σας επιτρέπει να δημιουργείτε επιχειρηματικές επαφές, επειδή η επιχειρηματική επικοινωνία αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης των οργανωτικών διαδικασιών.Οι ιδιοκτήτες, οι διευθυντές και οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωστοποιούν αποτελεσματικά τις σκέψεις και τις ιδέες τους σε άλλους ανθρώπους που εργάζονται εντός και εκτός της εταιρείας.

Αυτός ο τύπος επικοινωνίας στην εργασία είναι η λεκτική μεταφορά πληροφοριών. Η λεκτική επικοινωνία μπορεί να λάβει τη μορφή συναντήσεων, προσωπικών συνομιλιών, τηλεφωνικών συνομιλιών και τηλεδιάσκεψης. Είναι ο καλύτερος τύπος επιχειρηματικής επικοινωνίας, καθώς επιτρέπει στους συνομιλητές να αξιολογούν οπτικά ο ένας τον άλλον.

Η μη λεκτική επικοινωνία αντιπροσωπεύεται από επιχειρηματικά σημειώματα, επίσημες επιστολές, έγγραφα και διάφορες ανακοινώσεις. Προκειμένου να στείλει ένα μήνυμα του ίδιου τύπου σε πολλά άτομα, η μη λεκτική επικοινωνία έχει πρακτική σημασία. Μπορεί να βοηθήσει στη μεταφορά τεχνικών οδηγιών και να παρουσιάσει γραφήματα, γραφήματα που πρέπει να προβληθούν για εργασία.

Επίσης, η μη λεκτική επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής συνάντησης εκφράζεται σε διάφορες χειρονομίες, στάσεις και εκφράσεις του προσώπου. Η συμπεριφορά φέρει επιπλέον πληροφορίες για τον συνομιλητή και τον βοηθά να συνάγει τα κατάλληλα συμπεράσματα.

Η τεχνολογία άνοιξε νέες μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι διασκέψεις μέσω διαδικτύου, τα κοινωνικά δίκτυα σας επιτρέπουν να πραγματοποιείτε επιχειρηματική επικοινωνία με πολλά άτομα την ίδια στιγμή. Οι επίσημοι δικτυακοί τόποι των εταιρειών μειώνουν το επίπεδο επικοινωνίας με τον καταναλωτή, επιδεικνύοντας ταυτόχρονα τα πλεονεκτήματα και τα χαρακτηριστικά της εταιρείας.

Ωστόσο, κατά την καθιέρωση μιας επιχειρηματικής σχέσης, η άμεση επικοινωνία είναι σημαντική, πράγμα που βοηθά στην επαφή με τα μάτια και σχηματίζει μια οπτική αναπαράσταση του συνομιλητή. Είναι σημαντικό και τα δύο μέρη να είναι ταυτόχρονα και στον ίδιο χώρο καθώς είναι απαραίτητο για τους συμμετέχοντες να κάνουν μια ευχάριστη εντύπωση. Η προσωπική παρουσία μπορεί να έχει ισχυρή επιρροή σε ολόκληρη τη διαδικασία επικοινωνίας των επιχειρήσεων.

Η άμεση επαφή δεν είναι πάντοτε δυνατή ανάλογα με την κατάσταση. Ακριβώς, όπως και η συζήτηση μιας ερώτησης με πολλά άτομα, δημιουργεί ένα εμπόδιο στην ανταλλαγή πληροφοριών. Κατά συνέπεια, η επιχειρηματική επικοινωνία λαμβάνει μια διαφορετική μορφή αλληλεπίδρασης:

• Επιχειρησιακή αλληλογραφία. Οι εντολές, οι επιστολές και οι κανονισμοί αποτελούν έμμεση μορφή επικοινωνίας. Η γραπτή μορφή επικοινωνίας είναι απαραίτητη για την επίλυση συγκρούσεων ή οξειών καταστάσεων τόσο εντός της οργάνωσης όσο και μεταξύ νομικών οντοτήτων.
• Συνέντευξη τύπου περιλαμβάνει την ενημέρωση του κοινού για να συζητήσει τα τρέχοντα ζητήματα μέσω μιας συνάντησης αξιωματούχων με εκπροσώπους των μέσων ενημέρωσης.
• Συνάντηση Διεξάγεται απευθείας εντός του οργανισμού προκειμένου να τεθεί και να επιλυθεί το πρόβλημα μεταξύ των εργαζομένων. Ο διαχειριστής πρέπει να συζητήσει ταυτόχρονα τις εργασίες με πολλούς υπαλλήλους.

Κατά τη διάρκεια της επαγγελματικής δραστηριότητας, προκύπτουν διάφορες καταστάσεις που καλύπτουν τις μορφές επικοινωνίας των επιχειρήσεων. Ορισμένοι δεν μπορούν να επιλυθούν χωρίς σύγκρουση, άλλοι απαιτούν μια ανεκτική προσέγγιση.Η διαδικασία περιπλέκεται από συναισθηματικές εκρήξεις ατόμων που υπερασπίζονται τη δική τους οπτική γωνία.

Η παρουσία προσωπικών χαρακτηριστικών συμπληρώνει τον ορισμό της επιχειρηματικής επικοινωνίας. Τα αλληλεπιδρώντα μέρη συμμορφώνονται με την καθιερωμένη εθιμοτυπία, η οποία διαμορφώνεται ανάλογα με τα εθνικά και επαγγελματικά χαρακτηριστικά. Η ψυχολογία, η γλωσσική συμπεριφορά και οι απόψεις των συμμετεχόντων σχετικά με την κρατική συσκευή έχουν επίσης σημαντική επίδραση στην πορεία της συνομιλίας.

Η υποκείμενη στρατηγική της συζήτησης πρέπει να επιλεγεί σωστά. Για το σκοπό αυτό συνιστάται να λαμβάνονται πρώτα υπόψη οι ιδιαιτερότητες του συνομιλητή:

• τύπος ιδιοσυγκρασίας και έκφραση συναισθημάτων.
• γλωσσικά χαρακτηριστικά.
• εθνικά έθιμα ·
• επαγγελματικό πεδίο ·
• θέση στην εταιρεία ·
• την ανοχή και τη στάση απέναντι σε άτομα διαφορετικής εθνικότητας.

Η ηθική στη φιλοσοφία της επιχειρηματικής επικοινωνίας διαδραματίζει σημαντικό ρόλο, είναι ένα πιεστικό ζήτημα σήμερα. Σχεδόν κάθε πρόσωπο αναλαμβάνει μια επιχειρηματική συμφωνία. Επιπλέον, σημαντικό μέρος της ζωής ανήκει στη συμμετοχή και προετοιμασία για επαγγελματικές δραστηριότητες.

Στο πλαίσιο ενός ολοκληρωμένου προγράμματος δεοντολογίας, πολλές εταιρείες έχουν αναπτύξει μια εσωτερική πολιτική που αντιμετωπίζει την πολιτιστική συμπεριφορά των εργαζομένων. Η πολιτική εφαρμόζεται τόσο σε απλές προσκλήσεις για τήρηση των γενικών κανόνων του πολιτισμού όσο και σε πιο λεπτομερή κώδικα.

Το τελευταίο περιέχει συγκεκριμένες απαιτήσεις συμπεριφοράς που εκφράζουν τις προσδοκίες της εταιρείας από τους εργαζομένους. Επίσης, η εσωτερική πολιτική είναι ένας κατάλογος συστάσεων για την επίλυση ορισμένων κοινών προβλημάτων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια της λειτουργίας μιας επιχείρησης.

Η ίδρυση της επιχειρησιακής ηθικής είναι δύο κατευθύνσεις: ο πραγματισμός και οι συνταγές. Η πρώτη αρχή περιλαμβάνει την εξαγωγή του μέγιστου οφέλους από μεγαλύτερο αριθμό ατόμων. Το ποσό των εξόδων θα πρέπει να αντισταθμίζεται με συνδυασμό των πλεονεκτημάτων των επαφών και των συμφωνιών των επιχειρήσεων.

Η ηθική συνταγή είναι αυτή οι αποφάσεις που λαμβάνονται από το άτομο δεν πρέπει να εξαρτώνται από τις συνέπειες και τους κανόνες που υπαγορεύει η κοινωνία. Για παράδειγμα, ο οργανισμός δεν πρέπει να παρουσιάζει ψέμα στον καταναλωτή σχετικά με τις παρεχόμενες υπηρεσίες.

Η γνώση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας είναι σημαντική ενόψει του γεγονότος ότι βοηθά τον συμμετέχοντα συνομιλίας να πάρει μια πιο συμφέρουσα θέση. Ωστόσο, οι συνομιλητές πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τα συμφέροντα του άλλου και να βασίζονται σε αμοιβαία οφέλη όταν συζητούν το στόχο. Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να υπερασπιστούμε τη θέση με σαφώς διατυπωμένη ομιλία, διαμορφώνοντας σωστά τις σκέψεις σας. Η επίτευξη θετικού αποτελέσματος εξαρτάται από την αμοιβαία κατανόηση και συνεργασία και των δύο μερών.

Το πεδίο της επικοινωνίας των επιχειρήσεων επηρεάζει σχεδόν όλους τους τομείς της καθημερινής ζωής. Αυτή η εκτεταμένη αλληλεπίδραση δεν αποτελεί εξαίρεση στον κατάλογο διαπροσωπικών επικοινωνιών, που απαιτεί διαδικασίες προσαρμογής.

Οι διαδικασίες διαπραγμάτευσης των επιχειρήσεων βασίζονται στις βασικές αρχές:

• Η επιχειρηματική επικοινωνία περιλαμβάνει όχι μόνο τη συζήτηση συγκεκριμένων θεμάτων, αλλά και την προσωπική σχέση των συνομιλητών. Έτσι, οποιαδήποτε επαφή δεν είναι πλήρης χωρίς διαπροσωπική σύγκρουση.
• Συνέχεια της συνομιλίας, κάθε άτομο ξεκινά με λεκτικές και μη λεκτικές χειρονομίες. Χάρη σε τέτοια μηνύματα, ο ερωτώμενος συνάγει συμπεράσματα και μοντελοποιεί την κατάσταση.
• Εστίαση. Οποιαδήποτε επικοινωνιακή πράξη έχει συγκεκριμένο στόχο: να δημιουργήσει επιχειρηματική επαφή ή να λύσει ένα κοινό πρόβλημα. Μαζί με αυτό, υπάρχουν και λανθάνουσες αποστολές. Για παράδειγμα, όταν περιγράφει ένα πρόβλημα για να μεταβιβάσει την ουσία της συνάντησης, ο ομιλητής είναι σε θέση να δείξει εν αγνοία στο κοινό το ενδιαφέρον και την ευγλωττία.
• Ο πολυδιάστατος χαρακτήρας βασίζεται όχι μόνο στην κυκλοφορία των πληροφοριών μεταξύ των συνομιλητών αλλά και στην κατάλληλη ρύθμιση των σχέσεων.Η συζήτηση είναι μια μετάδοση προσωπικών δεδομένων και συντονισμός μεταξύ των επιχειρηματικών εταίρων. Ταυτόχρονα, υπάρχει μια εκδήλωση συναισθηματικού περιβάλλοντος ανάμεσα στις προσωπικότητες. Για παράδειγμα, ένας από τους συνομιλητές είναι σε θέση να εκφράσει δεσπόζουσα θέση σε σχέση με τον σύντροφό του.

Οι κανόνες συμπεριφοράς υπαγορεύουν τον τόνο της ροής της συνομιλίας. Οποιαδήποτε λανθασμένη χειρονομία και απρόσεκτη λέξη μπορεί να διαταράξει μια συμφωνία πολλών εκατομμυρίων δολαρίων, ενώ μια καλοπροαίρετη διάθεση θα συμβάλει στη σύναψη μιας προσοδοφόρου σύμβασης. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τον κατάλογο των βασικών κανόνων για ένα θετικό αποτέλεσμα της επιχειρηματικής επικοινωνίας.

Είναι απαραίτητο να διατηρηθεί ο βέλτιστος ρυθμός της συνομιλίας και να χρησιμοποιηθούν ψυχολογικές τεχνικές. Η αργή συζήτηση αποσπά τον συνομιλητή από την κύρια ανταλλαγή πληροφοριών. Λόγω της γρήγορης ομιλίας, αντίθετα, είναι σχεδόν αδύνατο για τον ακροατή να μεταφέρει τις απαραίτητες πληροφορίες. Με την εναλλαγή των μακρών και σύντομων μηνυμάτων, μπορείτε να επιτύχετε ένα θετικό αποτέλεσμα.

Οι πληροφορίες που έχουν υπερφορτωθεί με προτάσεις θα πρέπει να κατανεμηθούν σε μικρότερα, εύκολα εύπεπτα. Ωστόσο, μην χρησιμοποιείτε μόνο μικρά περάσματα που δεν κάνουν τη σωστή εντύπωση.

Κατά τη δημιουργία μιας εικόνας, συνιστάται να τηρείτε διάφορα πρότυπα που αυξάνουν το ποσοστό επιτυχίας:

1. Η έναρξη μιας συζήτησης δεν πρέπει να επιβαρύνει τις επιχειρηματικές προτάσεις. Ο ερωτώμενος μπορεί να τους πάρει ως επιθετικές επιθέσεις, οι οποίες θα ανταποκριθούν άμεσα στην υπερβολική εχθρότητα στη συζήτηση.
2. Οι σωστές ερωτήσεις θα βοηθήσουν να φέρει τον συνομιλητή στην απαραίτητη σκέψη και να αραιώσει την έντονη συζήτηση.
3. Δεν πρέπει να εκφράσετε ανοιχτά τη δική σας άποψη. Εάν αυτό δεν αποφευχθεί, τότε είναι απαραίτητο να συγκαλύψουμε τη σκέψη ως μια υποκειμενική γνώμη που εκφράζεται απαλά και διακριτικά.
4. Η επιχειρηματική επικοινωνία απαιτεί συμμόρφωση με την εθιμοτυπία. Η υπέρβαση των ορίων των πολιτιστικών κανόνων επηρεάζει αρνητικά την πορεία της επικοινωνίας.
5. Δεν συνιστάται η έκφραση έτοιμων λύσεων. Η ενθάρρυνση ανεξάρτητων συμπερασμάτων συμβάλλει στην τοποθεσία του συνομιλητή και στην ευνοϊκή έκβαση της διαπροσωπικής επαφής.

Η ικανότητα να αρθρώνουν τις σκέψεις και η σωστή στρατηγική μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητες επίτευξης του στόχου. Ταυτόχρονα, οι συμμετέχοντες πρέπει να εκτελούν τους δικούς τους ρόλους στο πλαίσιο της αμοιβαία επωφελούς συνεργασίας. Οι συνομιλητές πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τα συμφέροντα ενός άλλου και να συμμορφώνονται με τα καθιερωμένα πολιτιστικά πρότυπα.

Κατά τη διεξαγωγή επιχειρηματικής επικοινωνίας δεν πρέπει να βγαίνουν από τον επαγγελματικό χώρο. Στην καθημερινή ζωή, ο ερωτώμενος μπορεί να είναι και επόπτης και υπάλληλος μεσαίου επιπέδου. Και οι δύο συμμετέχοντες συμμορφώνονται με τους επαγγελματικούς ρόλους. Στο έργο υπάρχει σημαντική συνεργασία και ενεργός αλληλεπίδραση.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις σημαντικότερες δεξιότητες επιχειρησιακής επικοινωνίας, ανατρέξτε στο παρακάτω βίντεο.