Λεπτές γραμμές επικοινωνίας μέσω τηλεφώνου μέσω τηλεφώνου

Η τέχνη της επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι μια σημαντική πτυχή των διαπραγματεύσεων και για πολλά χρόνια δεν χάνει τη σημασία της. Η ένταση των επιχειρηματικών επικοινωνιών μέσω τηλεφώνου αυξάνεται από έτος σε έτος. Και με την ανάπτυξη των κινητών επικοινωνιών έχει γίνει ένας από τους κύριους τρόπους επικοινωνίας. Για να κάνετε τηλεφωνικές συνομιλίες, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τις λεπτομέρειες και τους κανόνες της επικοινωνίας των επιχειρήσεων.

Το τηλέφωνο στο σύγχρονο κόσμο διαδραματίζει σημαντικό ρόλο, διότι με τη βοήθειά του επικοινωνούμε με τους συγγενείς μας, τους φίλους, τους συναδέλφους, τους διευθυντές και τους επιχειρηματικούς μας εταίρους.

Έτσι, κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας με έναν ορισμένο κύκλο ανθρώπων, ένα άτομο εφαρμόζει τον κατάλληλο τρόπο επικοινωνίας και, για παράδειγμα, ποτέ δεν θα ξεκινήσει διάλογο με τον προϊστάμενο του, όπως με έναν στενό φίλο. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιείται ένας επίσημος τύπος επικοινωνίας.

Η επιχειρηματική εθιμοτυπία θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιείται από υπαλλήλους που διεξάγουν δημοσκοπήσεις, λαμβάνουν κλήσεις από πελάτες ή διαπραγματεύονται τηλεφωνικά. Συχνά, είναι επιτυχής οι τηλεφωνικές συνομιλίες γίνονται το κλειδί για καλές επιχειρηματικές σχέσεις. Και ακόμη και η εικόνα μιας επιχείρησης μπορεί να εξαρτηθεί εξ ολοκλήρου από την ικανότητα των εργαζομένων να διεξάγουν έξυπνους διαλόγους μέσω τηλεφώνου.

Επί του παρόντος, η πλειοψηφία των κλήσεων που πραγματοποιήθηκαν από κινητές συσκευές. Χρησιμοποιώντας αυτό το μέσο επικοινωνίας, είναι απαραίτητο να τηρούν ορισμένους κανόνες.

• Πάντα να απενεργοποιείτε το τηλέφωνο ή να το θέτετε σε λειτουργία δόνησης σε επαγγελματική συνάντηση με πελάτη, σε κινηματογράφο, σε σεμινάριο.
• Μια κινητή συσκευή είναι πιο ευαίσθητη σε ήχο από ένα σταθερό τηλέφωνο. Επομένως, σε μια κατάσταση όπου, όταν βρίσκεστε σε δημόσιο χώρο, είναι απαραίτητο να πραγματοποιήσετε μια προσωπική συζήτηση χωρίς εξωτερική παρέμβαση, μπορείτε απλά να μιλήσετε ήσυχα και ο άλλος θα σας ακούσει.

• Μη βάζετε πολύ δυνατά κλήση στο τηλέφωνο. Μπορεί να τρομάξει άλλους.
• Προσπαθήστε να μιλήσετε σύντομα. Με την παρουσία τρίτων, η συνομιλία δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερο από 30 δευτερόλεπτα, διαφορετικά υπάρχει κίνδυνος να φαίνονται ακατάλληλοι μπροστά σε ένα άτομο. Σε περίπτωση που υπάρχουν βάσιμοι λόγοι για μια τηλεφωνική συνομιλία, για παράδειγμα, ασθένεια ενός συγγενή ή μεγάλη συναλλαγή, θα πρέπει να ενημερώσετε τους παρόντες για την κατάσταση.
• Αποφύγετε τις τηλεφωνικές συνομιλίες κατά τη διάρκεια ενός επιχειρηματικού γεύματος. Εάν υπάρχει επείγουσα ανάγκη να απαντήσετε στην κλήση, τότε πρέπει να φύγετε από το τραπέζι και να μιλήσετε σε μια λιγότερο συνωστισμένη θέση.

Τα ηθικά πρότυπα στην τηλεφωνική επικοινωνία είναι σημαντικά για την αποτελεσματική εργασία της εταιρείας. Η κουλτούρα των τηλεφωνικών συνομιλιών είναι ένα ιδιαίτερο είδος επιχειρηματικής επικοινωνίας. Η γνώση των κανόνων της εθιμοτυπίας θα συμβάλει στην ενίσχυση των επιχειρηματικών δεσμών και στην αύξηση της κερδοφορίας του οργανισμού.

• Είναι απαραίτητο να χαιρετίσουμε το πρόσωπο με το οποίο θα υπάρχει τηλεφωνική συνομιλία. Οι φράσεις που σχετίζονται με την ώρα της ημέρας ("Καλημέρα", "Καλησπέρα" ή "Καλησπέρα") είναι οι πλέον κατάλληλες γι 'αυτό.
• Κατά τη διάρκεια μιας επιχειρηματικής κλήσης, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τον δικό σας τόνο. Για να μην πιέσετε τον συνομιλητή, πρέπει να μιλήσετε ευγενικά και ήρεμα, αποφεύγοντας περιττά συναισθήματα.

• Μετά το χαιρετισμό, συνιστάται να παρουσιάσετε τον εαυτό σας και να δώσετε το όνομα, τη θέση και την οργάνωσή σας.
• Αν καλέσετε ένα άτομο, πρέπει πάντα να διευκρινίσετε αν είναι κατάλληλο για αυτόν να μιλήσει αυτή τη στιγμή.
• Σύμφωνα με τα πρότυπα δεοντολογίας, πρέπει να παραλάβετε το τηλέφωνο μετά τη δεύτερη ή την τρίτη κλήση.
• Κατά τη διάρκεια της συζήτησης δεν πρέπει να καπνίζετε, να τρώτε φαγητό ή ποτά.
• Εάν ο καλών ενδιαφέρεται για κάποιον άλλο υπάλληλο της οργάνωσης, τότε η συζήτηση πρέπει να τον ανακατευθύνει ή να ενεργοποιήσει τη λειτουργία αναμονής.
• Σε μια κατάσταση όπου έχετε λάθος αριθμό, χρειάζεστε, χωρίς να ζητάτε περιττές ερωτήσεις, να ζητήσετε συγνώμη από τον συνομιλητή και να αποχαιρετήσετε αμέσως.
• Ποτέ μην καλέσετε νωρίς το πρωί, κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού διαλείμματος ή πριν από το τέλος της εργάσιμης ημέρας.
• Ο γραμματέας ή βοηθός μπορεί να κάνει ή να απαντήσει σε κλήσεις αντί του διαχειριστή.

• Μπορείτε να καλέσετε τον προσωπικό αριθμό ενός συνεργάτη ή ενός πελάτη μόνο εάν σας έχει δώσει τις επαφές του. Αλλά τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες αυτές οι κλήσεις απαγορεύονται.
• Υπάρχουν περιπτώσεις που η συνομιλία διακόπτεται λόγω κακής επικοινωνίας. Σε αυτή την κατάσταση, ο καλούμενος πρώτος πρέπει να καλέσει πίσω.
• Μην καθυστερείτε τη συνομιλία. Μια μακρά συνομιλία μπορεί να φέρει τον συνομιλητή και να προκαλέσει δυσαρέσκεια. Αν η επικοινωνία καθυστερήσει και ο σκοπός της συνομιλίας δεν επιτευχθεί, ο πελάτης μπορεί να επικοινωνήσει ξανά την επόμενη μέρα ή να κανονίσει μια προσωπική συνάντηση.
• Μετά το πέρας της συζήτησης, συνιστάται να ευχαριστήσετε τον συνομιλητή και να του αποχαιρέσετε ευγενικά, αφού ρωτήσατε αν είχε ερωτήσεις. Αυτή η απλή ενέργεια θα καταστήσει την συνομιλία ολοκληρωμένη και θα ενθαρρύνει την περαιτέρω συνεργασία.

Για την τηλεφωνική συνομιλία θα πρέπει να προετοιμάσετε και να εκτελέσετε προσεκτικά ορισμένες συγκεκριμένες ενέργειες. Ας εξετάσουμε τα κύρια σημεία.

• Ο συνομιλητής πρέπει να καλείται μόνο αφού έχει συνταχθεί ένα σαφές σχέδιο συνομιλίας. Για να αποκλείσετε μικρές λεπτομέρειες, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γραφικό ή σχηματικό περίγραμμα.
• Γράψτε τις σημαντικές ερωτήσεις που πρέπει να θυμάστε να ρωτήσετε κατά τη διαδικασία των διαπραγματεύσεων.
• Προετοιμάστε τα έγγραφα που ενδέχεται να χρειαστούν στη διαδικασία επικοινωνίας (αλληλογραφία, εκθέσεις, συμβάσεις).

• Ελέγξτε με τον συνομιλητή εκ των προτέρων μια κατάλληλη χρονική περίοδο για να πραγματοποιήσετε μια κλήση.
• Για να καταγράψετε τις πληροφορίες που έχετε λάβει, ετοιμάστε ένα σημειωματάριο ή ημερολόγιο.
• Μάθετε τη γενική λίστα ατόμων που θα συμμετάσχουν στη συζήτηση για να επικοινωνήσουν μαζί τους με το όνομα και την επωνυμία τους.
• Πριν να καλέσετε τον αριθμό, προσπαθήστε να συντονίσετε με θετικό τρόπο, τότε η συναισθηματική σας κατάσταση, φυσικά, θα πρέπει να προκαλέσει την τοποθεσία του συνομιλητή.
• Κάνοντας μια τηλεφωνική συνομιλία, εξετάστε την ασφάλεια των επικοινωνιών στο γραφείο, επειδή πολύτιμες πληροφορίες μπορεί να πέσουν στα χέρια των ανταγωνιστών.

Υπάρχουν επίσης σημεία που θα πρέπει να εξαιρεθούν και να μην επιτρέπονται στην επερχόμενη τηλεφωνική συνομιλία.

• Δεν χρειάζεται να συζητάμε θέματα επιχειρήσεων με ένα άγνωστο ή τυχαίο άτομο. Είναι καλύτερο να προγραμματίσετε μια προσωπική συνάντηση.
• Δεν συνιστάται να απαιτείται απόφαση από πρόσωπο που δεν έχει την εξουσία να το πράξει ή πιστεύει διαφορετικά. Μπορεί να δώσει συγκατάθεση μέσω τηλεφώνου, αν και θα είναι αντίπαλος αυτής της απόφασης.
• Δεν είναι απαραίτητο να εκφράζετε αιτήματα, αν δεν υπάρχει βεβαιότητα ότι ο συνομιλητής συμφωνεί μαζί σας και θέλει να σας βοηθήσει.

Ο ρόλος του τηλεφώνου στην επιχειρηματική επικοινωνία είναι διττός. Πολύ συχνά, αποσπάται από τα επείγοντα καθήκοντα που εκτελούνται κατά τη διάρκεια της ημέρας, αλλά ταυτόχρονα επιταχύνει την επίλυση πολλών καθηκόντων. Γι 'αυτό είναι απαραίτητο να μάθουμε τις αρχές των τηλεφωνικών συνομιλιών που συμβάλλουν στην αποτελεσματικότερη χρήση του.

Είναι πολύ σημαντικό να έχετε μια τεχνική επικοινωνίας για τους εργαζόμενους των οποίων το συγκεκριμένο έργο είναι σε τηλεφωνικές συνομιλίες με πιθανούς πελάτες. Πολλές εταιρείες προσπαθούν να έρθουν σε επαφή με τον καλούντα από τις πρώτες λέξεις για να τον κάνουν πραγματικό πελάτη.

Οι επιχειρήσεις ανταγωνίζονται με διαφορετικούς τρόπους για να προσελκύσουν πελάτες. Σημαντικό στάδιο στην προώθηση των υπηρεσιών είναι οι τηλεφωνικές πωλήσεις και ως εκ τούτου οι διαχειριστές πρέπει να διεξάγουν σωστά και με διακριτικό τρόπο τον διάλογο με τους πελάτες, διαφορετικά οι κερδοφόρες συμβάσεις θα πάνε στους ανταγωνιστές.

Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε την επιτυχία στην επιχειρησιακή επικοινωνία μέσω τηλεφώνου.

• Συνιστάται να πραγματοποιείτε κλήσεις σε ένα άτομο που σας έχει προσφέρει μια χρήσιμη υπηρεσία. Οι λέξεις ευχαριστιών είναι πολύ σημαντικές για τη μελλοντική συνεργασία.
• Πάντα να χαμογελάς όταν κουβεντιάζεις. Το χαμόγελό σας και η αισιοδοξία σας θα αισθάνονται ασφαλώς τον συνδρομητή.
• Κατά τη διαδικασία των διαπραγματεύσεων, προσπαθήστε να προβλέψετε την πορεία των σκέψεων του συνομιλητή.
• Ποτέ μην προφέρετε γλώσσα λεηλασίας ή λεηλασίας. Αυτό αντίκειται στην κουλτούρα της επικοινωνίας.
• Χρησιμοποιήστε εκφράσεις και όρους που θα κατανοηθούν από τον καλούντα.
• Μην καλύπτετε το ακουστικό όταν μιλάτε παράλληλα με κανέναν. Έτσι, η ασέβεια για τον συνομιλητή.
• Εξηγήστε τη θέση σας με αυτοπεποίθηση και ακρίβεια, γιατί η ακρίβεια είναι η ευγένεια των βασιλιάδων.

• Οι διαπραγματεύσεις είναι σημαντικές για τη γρήγορη διεξαγωγή των διαπραγματεύσεων, απαντώντας στις ερωτήσεις που δίνονται χωρίς καθυστέρηση και στις περίπλοκες ποινές. Μια παύση μπορεί να δικαιολογηθεί μόνο στην περίπτωση που ένας ειδικός ασχολείται με την αναζήτηση της τεκμηρίωσης που απαιτείται για τις διαπραγματεύσεις. Εάν η παύση καθυστέρησε, τότε το άτομο έχει το πλήρες δικαίωμα να διακόψει την επικοινωνία.
• Σε στιγμές τηλεφώνου, πραγματικής ή εικονικής επικοινωνίας, πρέπει να είστε εξαιρετικά ευγενικοί. Η φωνή και η ομιλία με ανυψωμένη φωνή θεωρούνται παραβίαση της ηθικής.
• Πείτε αντίο στον συνομιλητή σωστά, καθώς η επιδέξια ολοκλήρωση της συνομιλίας δεν είναι λιγότερο σημαντική από το κύριο μέρος του διαλόγου. Μπορείτε να δώσετε την ευκαιρία στο άλλο άτομο να κλείσει πρώτα. Με αυτόν τον τρόπο τερματίζετε τη συζήτηση σε φιλικό κύμα.

Φυσικά, για την επιτυχή επικοινωνία μέσω τηλεφώνου θα πρέπει να έχετε καλή δήλωση. Για να κάνετε την ομιλία σας εκφραστική και τη φωνή σας ευχάριστη, χρησιμοποιήστε τα μαθήματα από το παρακάτω βίντεο.