Εθιμοτυπία και δεοντολογία της επαγγελματικής αλληλογραφίας

Η σύγχρονη επιχειρηματική πραγματικότητα είναι τέτοια που μόνο το 15% των μεσαίων και μεγάλων επιχειρήσεων που επιδιώκουν να ενισχύσουν τις θέσεις τους στην αγορά, επιτύχουν τους στόχους τους. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η σημασία της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας αυξάνεται πολλαπλασιαστικά, καθώς η μη συμμόρφωση με τους κανόνες της, για πολλούς άλλους λόγους, οδηγεί συχνά σε ρήξη χρήσιμων επιχειρηματικών σχέσεων.

Σε μια ευρεία ερμηνεία της ηθικής ονομάζεται ένα σύνολο γενικών αρχών που στοχεύουν στη ρύθμιση των κοινωνικών σχέσεων. Κατά συνέπεια, η δεοντολογία των επιχειρηματικών σχέσεων ασχολείται με ζητήματα που σχετίζονται με την εγκριθείσα σειρά και το στυλ αλληλεπίδρασης στον επιχειρηματικό τομέα.

Οι λεπτομερείς δεοντολογικές πτυχές των επιχειρηματικών σχέσεων είναι η επιχειρηματική εθιμοτυπία, όπως για παράδειγμα η διαδικασία διεξαγωγής των διαπραγματεύσεων, οι κανόνες της εταιρικής συμπεριφοράς, οι επιχειρηματικές παραδόσεις και τα τελετουργικά, τα στοιχεία της υποταγής, οι τρόποι επικοινωνίας και γραφής, καθώς και τα θέματα ορθότητας στις σχέσεις με τους εταίρους και τους συναδέλφους των επιχειρήσεων.

Η σημασία της ηθικής και της εθιμοτυπίας, ως συνιστώσα της, έγκειται στο γεγονός ότι η κανονιστική βάση που προέκυψε ως αποτέλεσμα μακράς πρακτικής απλοποιεί την επικοινωνία σε μεγάλο βαθμό, δημιουργώντας ένα κατανοητό και προσιτό πλαίσιο στην επιχειρηματική σφαίρα που σας επιτρέπει να πετύχετε σωστά στόχους και να εξοικονομήσετε χρόνο.

Με άλλα λόγια, μιλάμε για έναν ειδικό αλγόριθμο για την επίλυση επιχειρηματικών προβλημάτων, ο οποίος μας επιτρέπει να θέτουμε και να επιτύχουμε επιτυχώς τους επιθυμητούς επιχειρηματικούς στόχους με έναν ορθολογικό και χωρίς συγκρούσεις τρόπο. Το επίπεδο ιδιοκτησίας αυτού του αλγορίθμου μας επιτρέπει να συναγάγουμε άμεσα συμπεράσματα σχετικά με τον βαθμό επαγγελματισμού ενός επιχειρηματικού εταίρου ή ενός αντιπάλου σε μια επιχειρηματική διαφορά.

Στο πλαίσιο αυτό, είναι σημαντικό να τηρήσουμε τις ακόλουθες γενικές αρχές:

• ακρίβεια παντού και σε όλα?
• ασφάλεια των πληροφοριών ·
• ήχο αλτρουισμό?
• ευνοϊκό, κατάλληλο για την εικόνα του επιχειρηματικού περιβάλλοντος ·
• ομιλία ·
• ακολουθώντας τους κανόνες της κουλτούρας του επιχειρηματικού λόγου.

Οι τύποι επιχειρηματικής αλληλογραφίας είναι ποικίλοι και, με ένα ορισμένο βαθμό συμβατικότητας, μπορούν να χωριστούν σε δύο κύριους τύπους:

• διακρατικό - μεταξύ κρατικών οργανώσεων, ξένων αντιπροσωπειών και υπαλλήλων (διάφορες σημειώσεις, μνημόνια και άλλες μορφές) αποτελούν στοιχεία διπλωματικών σχέσεων ·
• εμπορικά - επιστολές με ημιεπίσημη ιδιότητα που χρησιμοποιούνται στον τομέα των επιχειρηματικών σχέσεων μεταξύ ιδρυμάτων και οργανισμών.

Ο τρόπος σύνταξης μιας επίσημης επιστολής, παρά τις γλωσσικές και ορισμένες παραδοσιακές διαφορές, έχει μια ορισμένη κοινή βάση και μια ομάδα θεσμών που αναπτύχθηκε από την καθιερωμένη πρακτική. Για παράδειγμα, ένας αριθμός απαιτήσεων κατευθυντικότητας πρωτοκόλλου, που καθορίζονται από τη θέση του αποστολέα και των παραληπτών, βασίζεται στις αρχικές ρυθμίσεις του αμοιβαίου σεβασμού και της ορθότητας. Ως εκ τούτου, ανεξάρτητα από τον τύπο του εγγράφου, δομικά πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία:

• έφεση (επίσημο καθεστώς του παραλήπτη) ·
• μια φιλοφρόνηση (ευγενική τελική επιστολή)?
• υπογραφή;
• ημερομηνία (ημέρα, μήνα, έτος και τόπος σύνταξης του μηνύματος) ·
• η διεύθυνση του αποστολέα (επώνυμο, επίσημο καθεστώς, διεύθυνση τοποθετείται στο επάνω ή το κάτω μέρος της 1ης σελίδας της επιστολής).

Επιπλέον, υπάρχουν διάφοροι κανονισμοί που σχετίζονται άμεσα με τα γράμματα:

• οι επιχειρηματικές επιστολές είναι γραμμένες σε επιστολόχαρτα ή φύλλα χαρτιού μόνο στην εμπρόσθια πλευρά τους.
• η περιστροφή γίνεται σε αραβικούς αριθμούς.
• Τα μηνύματα εκτελούνται σε έντυπο κείμενο.
• διαγραφές και διορθώσεις δεν επιτρέπονται στο σώμα του εγγράφου.
• το έγγραφο είναι διπλωμένο κείμενο μέσα.
• ο χρόνος αναμονής για απάντηση στην επιστολή δεν υπερβαίνει τις δέκα ημέρες.

Το επιχειρησιακό μήνυμα πρέπει να έχει σαφή στόχο και να περιέχει μία ερώτηση και ολόκληρο το κείμενο του κειμένου θα πρέπει να υπόκειται πλήρως και πλήρως στο περιεχόμενό του, είτε πρόκειται για προσφορά, για εμπορική έρευνα είτε για απλώς σχετικές πληροφορίες.

Η ταξινόμηση των επιχειρηματικών μηνυμάτων είναι διαφορετική και εξαρτάται από τον λειτουργικό και στοχοθετημένο προσανατολισμό τους. Για παράδειγμα, τα γράμματα είναι:

• κοινοποίηση ·
• υπενθυμίζοντας;
• προσκλήσεις ·
• ενημέρωση;
• εντολές ·
• συνοδεία ·
• άλλους τύπους.

Στην εμπορική αλληλογραφία τα πιο τυπικά:

• αιτήσεις ·
• προσφορές;
• εντολές ·
• καταγγελίες ·
• εγγυητικές επιστολές.

Ως μορφή επιχειρηματικής επικοινωνίας, με την αυστηρή έννοια του ορισμού, τα γράμματα χωρίζονται σε 2 τύπους - επιχειρηματικούς και ιδιωτικούς υπαλλήλους.

Για τις επιχειρήσεις περιλαμβάνεται η αλληλογραφία, που εκτελείται μεταξύ οργανισμών και ιδρυμάτων. Μια ιδιωτική επίσημη επιστολή είναι ένα μήνυμα που αποστέλλεται σε ένα ίδρυμα από ιδιώτη ή, αντιστρόφως, από ένα ίδρυμα - σε έναν ιδιώτη.

Υπάρχουν ορισμένοι κανόνες επαγγελματικής αλληλογραφίας.

• Η επιστολή θα πρέπει να τονώσει την εμφάνιση επιχειρηματικών συμφερόντων από τον αποδέκτη, με σαφήνεια και με βάση πειστικά πραγματικά στοιχεία, να δείξει τα οφέλη της εταιρικής σχέσης και την αδιαφάνεια της παραβίασης της εταιρικής σχέσης. Το κείμενο θα πρέπει να είναι ενθαρρυντικό, με κίνητρο για συνεργασία.
• Η εκδήλωση υπερβολικών προσωπικών συναισθημάτων σε μια επιχειρησιακή επιστολή δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποδείξει κανείς την περίπτωσή του και να επιλύσει το ζήτημα.
• Προκειμένου να αποφευχθεί η υπερφόρτωση και η απόφραξη του κειμένου της επιστολής, είναι απαραίτητο να αποφευχθούν τυχόν εικονιστικές συγκρίσεις, μεταφορές, αλληγορίες και υπερβολές.
• Για μια σαφή και συνοπτική παρουσίαση του θέματος, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε απλές προτάσεις, αποφεύγοντας λεπτομέρειες και υπερβολικές λεπτομέρειες. Η βασική ιδέα του μηνύματος πρέπει να υποστηρίζεται μόνο από συναφή επιχειρήματα, τα οποία συνήθως τοποθετούνται στα συνημμένα του γράμματος (γραφήματα, γραφήματα, ψηφιακά δεδομένα).
• Στο κείμενο θα πρέπει να διατίθενται παράγραφοι, εκάστη των οποίων, που αντιπροσωπεύουν μια ανεξάρτητη σκέψη, αρχίζει με μια νέα γραμμή.

• Σε ένα επιχειρησιακό γραπτό μήνυμα, περιγραφικά επίθετα, επιπλέον διευκρινίσεις και λεπτομέρειες δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται. Στο τέλος της γραφής, καλό είναι να ελέγξετε το έγγραφο και να εξαλείψετε φράσεις που δεν φέρουν το πραγματικό σημασιολογικό περιεχόμενο.
• Ο γραμματισμός αποτελεί βασικό στοιχείο του κειμένου. Η παρουσία ορθογραφίας και άλλων σφαλμάτων στο μήνυμα είναι απαράδεκτη.
• Ο καθορισμός του αντικειμένου της επιστολής είναι υποχρεωτικός. Το θέμα των εγγράφων θα πρέπει να αντανακλάται σύντομα και δυναμικά, εξοικονομεί χρόνο κατά την ανάγνωση και χαρακτηρίζει θετικά τον αποστολέα. Εάν το γράμμα αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και περιέχει ιδιαίτερα σημαντικές πληροφορίες, πρέπει να του παρέχεται ειδική "σημαία" που είναι διαθέσιμη στην ηλεκτρονική υπηρεσία.
• Η καλή αναγνωσιμότητα του κειμένου παρέχεται από γραμματοσειρές Arial ή Times New Roman με μέσο μέγεθος γραμματοσειράς. Με ιδιαίτερη ανάγκη, οι βασικές ιδέες επιτρέπονται με πλάγια ή με έντονα γράμματα.

• Στο κείμενο είναι χρήσιμο να χρησιμοποιηθούν οι υποτιτλίες (3-4), οι οποίες παρέχουν ευκολότερη κατανόηση του αναφερθέντος κειμένου.
• Οι απαριθμήσεις, οι λίστες και οι λίστες πραγματοποιούνται καλύτερα με τη χρήση ειδικών δεικτών.
• Εταιρικό πρότυπο (σχήμα) - ένας εξαιρετικός δείκτης αποδοτικότητας και αντικειμενικότητας στην επιχειρηματική επικοινωνία.Είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε εταιρικό επίπεδο, διότι σας επιτρέπει να ξεχωρίζετε σε ευνοϊκό κλίμα και να συμμορφώνεστε με το επίσημο καθεστώς.

Η δομή του επιχειρηματικού μηνύματος είναι χαρακτηριστική. Παραδοσιακά περιέχει:

• εισαγωγή;
• το κύριο μέρος?
• συμπεράσματα

Η εισαγωγή συνοψίζει τον σκοπό της επιστολής. Το κύριο μέρος περιγράφει την ουσία του θέματος. Εν κατακλείδι, είναι επιθυμητό να συνοψίσουμε το περιεχόμενο του κύριου μέρους, για παράδειγμα, με τη μορφή συμπερασμάτων. "Postscripts" και διάφορα είδη υποσημειώσεων είναι ανεπιθύμητα.

Εν κατακλείδι, ακατάλληλες φράσεις που μοιάζουν με χειρισμούς, όπως: "Ελπίζω για μια αμοιβαία επωφελή συνεργασία" και ούτω καθεξής. Είναι καλύτερα να πείτε αντίο σε μια επιχειρησιακή επιστολή με απλές φράσεις - "Χαιρετισμοί", "Καλές σχέσεις" και ούτω καθεξής.

Στο κάτω μέρος του μηνύματος υποδεικνύεται: Ο F. I. O., επίσημο καθεστώς, όνομα εταιρείας, υπογράφεται. Αναφέρονται επίσης οι αριθμοί επικοινωνίας.

Οι πίνακες και τα γραφήματα επισυνάπτονται σε ένα ξεχωριστό αρχείο (πακέτο), το οποίο δείχνει αυτό στο τέλος του γράμματος. Εάν υπάρχει μια ομάδα επενδύσεων, τότε τους δίνεται ένας κατάλογος με τα ονόματα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συντμήσεις και ειδικές συντομογραφίες μόνο εάν είστε βέβαιοι ότι ο παραλήπτης θα τις καταλάβει.

Για να καταστήσει το κείμενο πιο λογική αυστηρότητα και συνέπεια στο επιχειρηματικό λεξιλόγιο, οι ακόλουθες φράσεις ομιλίας χρησιμοποιούνται ως συνδετικά:

• για το λόγο αυτό.
• με βάση τα προαναφερθέντα.
• εξαιτίας αυτού.
• σύμφωνα με τα δεδομένα.
• σε αυτή τη βάση ·
• εξετάζοντας;
• και άλλοι.

Στον εικονικό χώρο, η επιχειρηματική αλληλεπίδραση, που αντιπροσωπεύει την επικοινωνία σε μινιατούρα, είναι συγκεκριμένη και δεν απαιτεί λιγότερο τη συμμόρφωση με τους σχετικούς κανόνες της εθιμοτυπίας. Οι αρμόδιες εργασίες με την επιστολή, σύμφωνα με την πρακτική, προϋποθέτουν την εφαρμογή των ακόλουθων παρατηρήσεων σχετικά με το πεδίο εφαρμογής, τα γλωσσικά πρότυπα, τη δομή και τη μορφή.

• Ο τύπος του θέματος πρέπει να ταιριάζει ακριβώς με το θέμα που αναφέρεται στο κείμενο. Αυτό σας επιτρέπει να προσαρμόσετε γρήγορα τον αναγνώστη στην επιθυμητή επιχειρηματική διάθεση.
• Η βέλτιστη ένταση του εγγράφου που αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ταιριάζει στην "μία οθόνη", με ένα μέγιστο ποσό κειμένου - ένα φύλλο σε μορφή A4.
• Το βέλτιστο μέγεθος των συνημμένων - όχι περισσότερο από 3 MB.
• Τα αρχεία που αποστέλλονται συνιστώνται να είναι "συσκευασμένα" σε κανονικά αρχεία κωδικοποίησης zip ή rar. Άλλοι συχνά αποκλείονται κατά την αποστολή.
• Οι υπερσύνδεσμοι πρέπει να είναι τυπικοί (μπλε, υπογραμμισμένοι).
• Η απάντηση στον παραλήπτη πρέπει να τοποθετηθεί στην αρχή, στην αρχή του γράμματος και όχι κάτω. Αυτό εξοικονομεί τον ανταποκριτή από την υπερβολική και αναγκαστική κύλιση του προηγούμενου κειμένου.

• Πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη γλώσσα της επιστολής, τον πιο κατανοητό εταίρο. Το ζήτημα της σκοπιμότητας χρήσης του επαγγελματισμού, του επιχειρησιακού λεξιλογίου, των αργαλειών και των συντομογραφιών των μηνυμάτων (ειδικά στην εξωτερική αλληλογραφία) αποφασίζεται χωριστά, ανάλογα με το πλαίσιο και τις ιδιότητες των συνεργατών αλληλογραφίας.
• Είναι σημαντικό να ενημερώσετε τον συνεργάτη σχετικά με την παραλαβή του μηνύματός του - αποτελεί ένδειξη καλής γεύσης και αποτελεί μέρος της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας, δείχνοντας σεβασμό γι 'αυτόν.
• Θα πρέπει να απαντηθεί το συντομότερο δυνατό. Εάν για οποιονδήποτε λόγο δεν μπορείτε να απαντήσετε γρήγορα, τότε ο συνεργάτης πρέπει να ενημερωθεί για την παραλαβή της επιστολής του και να αναφέρει την ώρα της απάντησης. Μια ηθική και άνετη προσωρινή παύση πριν από την απάντηση - 48 ώρες μετά τη λήψη του μηνύματος. Μετά από αυτό το διάστημα το άτομο συνήθως πιστεύει ότι το μήνυμα έχει χαθεί ή αγνοηθεί. Μια υπερβολική παύση στην αλληλογραφία είναι συχνά γεμάτη με τον κίνδυνο να χαθεί ένας συνεργάτης και αντιμετωπίζεται στην επιχείρηση ως παραβίαση των δεοντολογικών προτύπων.
• Στο τέλος του μηνύματος θα πρέπει να τοποθετούνται τα στοιχεία επικοινωνίας που καθορίζονται σε όλα τα γράμματα χωρίς εξαίρεση, ανεξάρτητα από τη σειρά διανομής.
• Κατά την αποστολή, είναι σημαντικό να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στα ζητήματα προστασίας της ιδιωτικής ζωής.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την επιχειρηματική εθιμοτυπία, ανατρέξτε στο παρακάτω βίντεο.